Elektronische facturering
Het factureerproces ontsnapt niet aan de huidige tendens om documenten uitsluitend nog op elektronische wijze te verstrekken. Deze werkwijze is immers snel, praktisch en kostenefficiënt.
De Belgische btw-wetgeving voorziet al sinds 1993 in de mogelijkheid om facturen elektronisch uit te reiken, maar deze methode bleef lange tijd een dode letter wegens het ontbreken van concrete uitvoeringsbepalingen.
Pas na een Europees initiatief in 2001 heeft de Belgische wetgever werk gemaakt van de verdere uitbouw van de mogelijkheid tot elektronisch factureren. Sedert 1 januari 2004 kan iedere onderneming, zonder daartoe over enige vergunning van de btw-administratie te moeten beschikken, gebruik maken van de elektronische facturering. Dat de belangstelling voor deze elektronische variant beperkt bleef, is voornamelijk te wijten aan de strenge voorwaarden die de wetgever hieraan verbonden had.
Authenticiteit, integriteit, leesbaarheid
Een elektronische factuur kan inzake btw slechts als een geldige factuur worden beschouwd wanneer de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid ervan gewaarborgd zijn. Tot voor kort kon dit volgens de btw-wetgeving uitsluitend gegarandeerd worden via IT-technische hulpmiddelen, namelijk een elektronische handtekening of een elektronische gegevensuitwisseling overeenkomstig een bepaalde standaard (EDI).
De wetgever besefte dat de overschakeling op grote schaal naar een elektronische facturering belemmerd werd door deze IT-technische vereisten en dat een versoepeling dus noodzakelijk was.
Versoepeling vanaf 1 januari 2010
De versoepeling die met ingang van 1 januari 2010 werd doorgevoerd zorgt er in principe voor dat alle ondernemingen, zonder verdere IT-technische vereisten, gebruik kunnen maken van elektronische facturering. De belangrijkste vereenvoudiging bestaat erin dat de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid niet langer aangetoond hoeven worden aan de hand van een elektronische handtekening of een gegevensuitwisseling via de EDI-standaardcode. Ondernemingen kunnen nu vrij bepalen op welke wijze zij hun elektronische facturen verzenden (bv. via een beveiligd pdf-bestand dat per mail wordt verzonden), voor zover eerdergenoemde voorwaarden inzake authenticiteit, integriteit en leesbaarheid verzekerd blijven.
Aanvaarding en bewaring
Net als vroeger moet de geadresseerde van de factuur de elektronische toezending van facturen aanvaarden. Als hij toch verkiest om zijn facturen op papier te blijven ontvangen, kan hem dat niet worden geweigerd. Elektronische facturering kan dus nooit aan een klant worden opgelegd.
Het spreekt voor zich dat de authenticiteit, integriteit en leesbaarheid van de factuur gewaarborgd moeten blijven gedurende de volledige bewaringstermijn, die momenteel 7 jaar bedraagt. Belangrijk is ook om aan te stippen dat facturen die elektronisch worden ontvangen ook elektronisch moeten worden bewaard. Ook de gegevens die de authenticiteit en integriteit waarborgen moeten elektronisch worden opgeslagen. Het louter bewaren van een papieren afdruk van de elektronische factuur is niet voldoende.
De elektronische facturen hoeven niet per se in België te worden bewaard. De bewaring in andere EU-Lidstaten is ook toegestaan op voorwaarde dat dit op voorhand aan de btw-administratie wordt gemeld en dat zij de mogelijkheid heeft de documenten online te raadplegen.
Ten slotte wijzen wij erop dat een elektronische factuur, net zoals haar papieren tegenhanger, alle door de wet voorgeschreven vermeldingen dient te bevatten.
Gelijkstelling met papieren factuur, althans binnen België
Een elektronisch uitgereikte factuur is vandaag volledig gelijkgesteld met een papieren factuur, althans binnen België. Het zwakke punt van de elektronische facturering is dat de versoepelde regels inzake elektronisch factureren op Europees vlak nog niet geharmoniseerd zijn. Een elektronische factuur gericht aan een buitenlandse klant, uitgereikt op een wijze overeenkomstig de Belgische wetgeving, is daarom nog niet in overeenstemming met de buitenlandse wetgeving. Vooraleer u een factuur uitreikt aan een buitenlandse klant of voor een handeling die in het buitenland plaatsvindt, is het dan ook zaak eerst te informeren of de versoepelde vorm van elektronische facturering ook daar is toegestaan.
Nieuw Europees initiatief
Op Europees niveau heeft men de noodzaak van een verdere harmonisering inzake elektronisch factureren ingezien. Daarom werd op 16 maart van dit jaar een voorstel geformuleerd dat een herziening van de Europese factureringsregels inhoudt. Hieronder vallen ook de regels inzake elektronisch factureren. Aangezien de Belgische factureerregels op dit vlak al in overeenstemming lijken te zijn met het Europese voorstel, worden in België geen grote aanpassingen verwacht.
Jean-Paul Libert
jean-paul.libert@vhg.be
