Sociale inspectie: één naam, diverse inspectiediensten
We kennen in België verschillende inspectiediensten die zich ‘sociale inspectie’ noemen. Al deze diensten hebben hun specifieke werkterrein en controleren dus ook heel gericht volgens hun vakgebied. U mag dus niet zomaar aannemen dat u met alles in orde bent na controle van slechts één van deze inspectiediensten.
Zij oordelen immers alleen over hun eigen beperkte bevoegdheidsgebied.
Ieder z’n eigen specialiteit
Zo zullen de sociale inspecteurs van het Federale Ministerie van Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg (WASO) de arbeidsrechtelijke aspecten in uw loonadministratie controleren met speciale aandacht voor de rechten van de werknemers. Zij zullen checken of u de juiste loonbarema’s volgt, overuren correct berekent, overloontoeslag en/of inhaalrust toekent, reisuren vergoedt, enz.
Zij hebben minder aandacht voor de kostenvergoedingen, die u aan uw werknemers toekent.
Voor hen is het van belang dat de werknemers krijgen wat hun toekomt conform bepalingen van het Paritair Comité, waaronder uw onderneming ressorteert.
Daarnaast zijn er o.a. nog sociale inspectiediensten van de RVA, RSZ, van Sociale Zaken, Toezicht Welzijn op het Werk, van de Vlaamse en Waalse Gemeenschap en van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. De inspecteurs van het Ministerie van Sociale Zaken en van de RSZ hebben tot taak de werkgever te begeleiden en te controleren voor de toepassing van de sociale wetgeving en ervoor te zorgen dat de sociale bijdragen correct geïnd worden.
In dit artikel beperken wij ons tot deze laatstgenoemde sociale inspecteurs.
Hoe gaat de sociaal inspecteur te werk?
U ontvangt een brief met het verzoek om op een bepaald tijdstip een aantal documenten bij u op het bedrijf ter beschikking te houden. Dit is meestal een standaardbrief waarin men u vraagt naar bepaalde stukken over de laatste 3 jaar
(= verjaringstermijn RSZ):
- individuele rekeningen, tenzij men die al via uw sociaal secretariaat heeft opgevraagd en ontvangen;
- kopieën van de arbeidsovereenkomsten;
- het arbeidsreglement;
- de polis arbeidsongevallen en bijbehorende betalingsbewijzen;
- in voorkomend geval de polis(sen) groepsverzekering en bijbehorende betalingsbewijzen;
- betalingsbewijzen vakantiegeld;
- lijst van de firmawagens;
- bewijs van aansluiting bij een kinderbijslagfonds;
- onkostennota’s;
- proef- en saldibalans, …
Van naaldje tot draadje
Alle betalingen van loon en vergoedingen evenals inhoudingen op loon moeten vermeld staan op het loonbriefje en dus ook op de individuele rekeningen.
De sociaal inspecteur moet dus weten of uw werknemers met een firmawagen rijden, of ze een terugbetaling voor werkelijk gemaakte onkosten ontvangen, of er voor hen een groepsverzekering werd afgesloten, of ze forfaitaire onkostenvergoedingen betaald krijgen, of ze de GSM van de zaak privé mogen gebruiken, of ze een vergoeding voor thuiswerk ontvangen dan wel over een thuiskantoor beschikken, of ze vergoed worden voor de privé-internetaansluiting, enz. … en hij zal dit eerst nakijken op de individuele rekeningen.
Alert op onkostenvergoedingen
In de praktijk zal de inspecteur voornamelijk zoeken naar toegekende bedragen die niet onderworpen werden aan RSZ maar als onkostenvergoeding werden uitbetaald. Sinds 1 januari 2010 ligt de bewijslast bij de werkgever. De werkgever moet dus bewijzen dat onkostenvergoedingen werkelijk gemaakte beroepsmatige onkosten dekken. Is dit niet het geval, dan worden deze onkostenvergoedingen alsnog onderworpen aan sociale zekerheidsbijdragen. U moet dan zowel de werkgeversbijdrage van +/- 35%, als de werknemersbijdrage van 13,07%, de bijdrageopslagen van 10% en nalatigheidsintresten van 7% betalen.
Wij adviseren u om gedurende enkele maanden per werknemer bewijsstukken (facturen, bonnetjes, ...) bij te houden om de werkelijk gemaakte kosten te kunnen bewijzen. Nadien kan u dan een forfaitair bedrag uit deze bewijsstukken ‘distilleren’. Indien u op deze manier uw forfaitaire vergoedingen heeft bepaald, zal dit door de inspectie worden aanvaard.
Controle van uw kostenrekeningen
Bij wijze van dubbele controle worden ook uw kostenrekeningen (klasse 6) en de bijbehorende facturen nagezien. Aan de hand van uw proef- en saldibalans controleert men een aantal facturen steekproefsgewijs. Interessante kostenrekeningen zijn: telefoon en GSM, representatiekosten, personeelskosten, kantinekosten, personeelsfeest, restaurantkosten, verzekeringen, verkeersboetes, autokosten, …
‘Grotere’ bedragen wekken interesse ...
Men zoekt o.a. naar ‘grotere’ factuurbedragen van kosten, die door uw onderneming zouden zijn gedragen/betaald terwijl uw individuele rekeningen aangeven dat u hiervoor onkostenvergoedingen aan uw werknemers heeft betaald. Denk daarbij aan:
- geschenken die u bij speciale gelegenheden aan uw werknemers geeft: deze kunnen maar zeer beperkt voor ‘bepaalde’ bedragen en op specifieke tijdstippen worden toegekend. Alle giften buiten het wettelijke kader zullen worden geherkwalificeerd als loon, onderworpen aan sociale bijdragen, opslagen en intresten;
- als u stelt dat er geen privégebruik is van telefoon en GSM, dan zullen de detailfacturen in uw boekhouding ook enkel maar professionele gesprekken mogen tonen. De inspectie belt zelf bepaalde telefoonnummers om dit te controleren;
- vergoedingen voor verblijf in binnen- of buitenland zijn gereglementeerd. Indien uw facturen voor buitenlandse hotelkosten bijvoorbeeld aangeven dat ook de maaltijden werden betaald door de werkgever, dan mag u niet het hoogste forfait toepassen;
- betaalt u forfaitaire vergoedingen voor kleine uitgaven zoals parkeerkosten, kleine verfrissingen bij buitendienst, enz. …, dan mogen deze uitgaven niet in uw boekhouding terug te vinden zijn;
- facturen van internetaansluitingen van uw werknemers kunnen niet volledig door het bedrijf ten laste worden genomen aangezien de inspectie aanneemt dat de werknemer ook het privégebruik van het internet geniet;
- als uw werknemers maaltijdcheques ontvangen dan kunnen zij niet ook nog eens forfaitaire maaltijdvergoedingen betaald krijgen;
- door de zogenaamde cross-controles met de nieuwe elektronische databank is het niet meer mogelijk te ‘ontsnappen’ aan de RSZ-bijdrage van 8,86% inzake de groepsverzekering. In de praktijk gebeurt het al eens dat door miscommunicatie met uw sociaal secretariaat deze RSZ-bijdrage niet werd verwerkt. Kijk dus na of u deze 8,86% de voorbije 3 jaar correct aangegeven heeft.
- zorg in ieder geval voor een goed sluitende GSM-, car- en internet policy, waarin u expliciet het al dan niet toegelaten privégebruik specificeert. Geef ook aan hoe u dit controleert en eventuele misbruiken sanctioneert.
RSZ versus Fiscus
Als u met de fiscale administratie een akkoord hebt om bepaalde bedragen als onkostenvergoeding te betalen, dan is dit akkoord voor beide partijen bindend.
Maar de RSZ kan diezelfde bedragen toch als loon beschouwen. De RSZ hoeft dus geen rekening te houden met deze fiscale akkoorden!
Meer nog, zij kan zelfs geen bindende juridische akkoorden sluiten. In de praktijk zien we bovendien dat de sociale inspectie haar standpunten voordurend in haar voordeel aanpast.
Lieve Hendriks
lieve.hendriks@vhg.be
